La matriz de Eisenhower

Stephen Covey, autor de uno de los libros de referencia en el ámbito empresarial, “Los
7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”, popularizó la llamada matriz de Eisenhower
acerca de cómo gestionar eficazmente nuestro tiempo y mejorar nuestra productividad.

Si lo extrapolamos a la estructura de una empresa, deberíamos desarrollar 4
cuadrantes, colocando aquellas tareas cuya realización sea más urgente en la parte
izquierda, (entendiendo por urgente la actividad que no puede aplazarse) y, en la parte
derecha, correspondiente por tanto a los cuadrantes II y IV, las tareas no urgentes
(aquellas que sí pueden aplazarse). A su vez, en la parte superior debemos posicionar
las actividades importantes, es decir, aquellas que marcan la diferencia y, por el
contrario, en la parte inferior ubicaremos las no importantes al carecer de relevancia
alguna, obteniendo así:

• Cuadrante I: actividades urgentes e importantes
  Para un gerente, cumplir con los objetivos económicos de la empresa es importante a
  la par que urgente, así como hacer frente a las situaciones críticas que puedan surgir.
  Sin embargo, en numerosas ocasiones y una vez resueltas las eventuales crisis, muchos
  ejecutivos, debido a una cuestión psicológica de pensamiento cortoplacista y
  sentimiento de urgencia, entran en una espiral de dedicación hacia actividades
  urgentes, pero no importantes.
• Cuadrante III: actividades urgentes no importantes
  El ejemplo más significativo son las llamadas telefónicas: en su gran mayoría no
  supondrán ninguna diferencia en la empresa a pesar de requerir una atención urgente
  por nuestra parte. También podríamos incluir aquí las visitas espontáneas que
  recibimos en nuestras dependencias que, al no haber sido planificadas y, posiblemente
  tampoco deseadas, actúan como auténticos ladrones de tiempo.
• Cuadrante II: actividades importantes no urgentes
  A pesar de que la tendencia está cambiando y cada vez se es más consciente de la
  trascendencia de la realización de estas actividades, son muchos los directivos sin
  embargo, que rehúsan, por ejemplo, invertir su tiempo en su propia formación y en la
  de sus empleados. Del mismo modo, dedicar los minutos iniciales de una jornada a
  establecer la planificación del día, puede suponer un notable aumento de la
  productividad. Por tanto, debemos considerar introducir en este punto la
  implementación de una estrategia y de todo aquello que pueda fortalecer nuestra
  compañía.
• Cuadrante IV: actividades no urgentes y no importantes
  Podríamos subsumir en este cuadrante todo aquello que supone una pérdida de
  tiempo, llevando a cabo actividades inútiles y que deberían ser objeto del trabajo de
  los empleados que han sido contratados a tal efecto.

La dificultad de llevar esta técnica a la práctica puede radicar en saber encuadrar
adecuadamente las tareas que surgen a diario como fruto de nuestra actividad y en
conocer en profundidad las cualidades de nuestros empleados para delegar en ellos las
mismas cuando así se precise.

Actualmente, son numerosas las herramientas que nos brinda la tecnología para
gestionar nuestro tiempo de un modo eficaz y, aunque podemos hacer uso de las más
adaptables a las necesidades y particularidades de nuestra empresa, siempre podemos
tomar como referencia esta matriz, convertida ya en un clásico, para inspirarnos y
llevar a nuestra organización hacia un nivel mucho más productivo.

Beatriz Martínez Igelmo,  Coach de Imagen-RRHH.